Nous vous aidons à faire le bon choix

  • Recherche (Besoins, activités principales, processus d’affaire de l’entreprise)
  • Evaluation (Produits disponibles, Utilisations des SIAD)
  • Sélection d’un produit
  • Implémentation, paramétrage, formation

COMMENT CHOISIR SON LOGICIEL DE GESTION (ERP/PGI) ?

Choisir son nouvel ERP n’est pas une chose aisée. Indépendamment des solutions ERP qu’elle propose, Delphisoft peut vous accompagner dans cette première phase délicate qu’est le choix d’une future solution ERP/PGI.

Dans son rôle de conseil, Delphisoft se réfère à une méthodologie de sélection de solution ERP/PGI (sources Gabriel Gheorghiu et Philippe Courty), basée sur les trois étapes suivantes :

Phase 1 : La Recherche

La recherche : la première étape essentielle pour trouver la bonne solution logicielle
L’objectif principal de cette étape est de déterminer les besoins de votre compagnie, le type de logiciel qui correspond à votre entreprise et les moyens pour le trouver. Il est également essentiel durant cette étape d’avoir une bonne compréhension de ce qui se passe dans votre compagnie (non seulement cette compréhension vous permettra de trouver le bon PGI pour votre compagnie, mais elle vous aidera également à (re)définir vos processus d’affaires et vos tâches).

La phase initiale de recherche consiste à définir et étudier votre stratégie et vos tactiques organisationnelles. Les organisations à cette étape devraient commencer à comprendre les détails de leur stratégie en ce qui a trait au type de logiciel qu’elles cherchent à implémenter. De plus, une organisation a besoin de connaître ses objectifs et ses contraintes à court et long termes quant à ses processus d’affaires. Durant cette phase, il est également important d’évaluer les systèmes actuels de manière à juger s’il est préférable de mettre à niveau le logiciel actuel ou d’acquérir un nouveau système.

Cette étape comprend des tâches associées à la définition des buts de votre organisation, l’élaboration d’une analyse de rentabilité, l’identification de vos employés et une rencontre avec eux, la sélection de votre équipe de projet, l’atteinte d’un consensus et la rédaction de votre liste d’exigences ainsi que la création de votre liste étendue d’éditeurs.

Que fait votre compagnie? (Les activités principales)

Voici ce que les PME peuvent faire lorsqu’elles sont à la recherche d’un système de PGI afin d’arriver à un compromis et d’utiliser efficacement les ressources internes :

Définissez les tâches et associez-les aux employés qui les exécutent

Pour ce faire, dressez la liste de tous vos employés, écrivez leurs tâches les plus importantes et notez le temps requis pour accomplir chacune de leurs activités. Voici un exemple :

Journée

Nom / service

Fréquence

Tâche

Durée

Priorité

Lundi

John / entrepôt

Hebdomadaire

Réception des biens

4 h

8/10

Maria / comptabilité

Mensuel

Rapprochement bancaire

1 h

10/10

Mardi

John / entrepôt

Hebdomadaire

Envoi de biens

8 h

9/10

Maria / comptabilité

Bihebdomadaire

Réception des paiements

2 h

9/10

Figure 1 : Exemple décrivant les activités principales d’une compagnie.

Bien sûr, il y aura des exceptions. Il y a des tâches que les employés ne feront qu’une seule fois par mois ou même moins souvent, et il n’est pas toujours facile d’estimer le temps pour chaque activité. Quand même, vos employés et vous devriez connaître les tâches principales et le temps moyen pour les accomplir. Lorsque vous avez fini de rédiger la liste, résumez-la en mettant en évidence les activités les plus importantes, selon leur durée, leur priorité et leur répétition. Vous devriez décider de l’importance de chaque activité en vous basant sur son type, sa durée et son importance pour la compagnie. Par exemple, le rapprochement bancaire peut prendre une heure, mais être plus important que la saisie de données, qui peut demander plusieurs heures chaque jour.

Vous avez maintenant entre vos mains une liste de processus qui correspond au point de départ du projet de sélection. Idéalement, vous ne devriez pas fonder votre décision uniquement sur cette liste. Vous devriez fouiller en profondeur, selon la complexité de vos processus d’affaires et la croissance prévue de l’entreprise.
Comment fonctionne votre compagnie? (Les processus d’affaires)

Vous connaissez désormais vos activités principales; par conséquent, vous devriez avoir une bonne idée des processus que devrait supporter le système de PGI de rêve pour votre organisation. Cependant, puisqu’il y a plusieurs façons pour arriver au même résultat (p. ex. : le prélèvement et l’envoi), utilisez-vous les méthodes les plus simples et efficaces pour votre organisation? N’oubliez pas, ce n’est pas parce qu’un processus fonctionne bien qu’il correspond à la meilleure façon de faire. Vous devriez toujours tenter de trouver des façons d’améliorer un processus.

Pour trouver le meilleur système de PGI pour votre compagnie, vous devez d’abord connaître les processus qui sont appropriés pour votre organisation. « Approprié », dans ce contexte, signifie « adéquat pour votre industrie », mais également « efficace pour votre compagnie » (parfois, les processus sont définis par des personnes qui tentent de simplifier leurs tâches, sans toujours tenir compte des autres). Définir les flux de travaux pour les activités principales de votre entreprise vous aidera à mieux déterminer ce que vous espérez tirer d’une solution de PGI pour votre organisation.

Voici un exemple d’un simple flux de travail pour le prélèvement des stocks et l’expédition :

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Figure 2 : Un exemple d’un flux de travail pour les ventes, le prélèvement et l’expédition.

La recherche d’éditeurs et d’intégrateurs

La phase finale du processus de recherche et la phase transitoire vers le processus d’évaluation, est la recherche d’éditeurs de logiciels d’entreprise qui peuvent vous offrir le produit qui correspond aux besoins de votre entreprise. L’endroit le plus facile pour franchir cette étape est Internet, où vous pouvez trouver des sites Web spécialisés décrivant les éditeurs principaux pour certaines industries et les produits qu’ils offrent.

Finalement, vous devriez avoir une bonne idée des exigences de votre compagnie ainsi qu’une liste exhaustive de sources d’information où vous pourrez trouver ce dont vous avez besoin pour la prochaine étape, c’est-à-dire des éditeurs et des produits comparables qui correspondent aux besoins de votre organisation.

Phase 2 : L’évaluation

La première partie de cette série d’articles décrit la première étape cruciale de tout projet de sélection de logiciels, le processus de recherche. La deuxième partie explique l’évaluation des produits disponibles sur le marché afin de déterminer lequel répond parfaitement aux besoins et aux exigences définies durant la recherche, ce qui vous aidera à créer la liste restreinte (short list) qui sera utilisée pour prendre une décision finale.

Une fois la liste des flux de travaux qui décrivent vos processus d’affaires dressée, vous avez entre vos mains des fondations solides. Avec une compréhension de base des différentes exigences fonctionnelles de votre PGI, vous pouvez commencer à évaluer les éditeurs de logiciels et établir une liste restreinte (short list) des produits qui seront analysés en détail.

Voici les tâches importantes de cette étape :

  • Énoncer les exigences et les mettre en ordre de priorité;
  • Transformer ces exigences en un modèle décisionnel;
  • Envoyer votre demande de renseignements (DR);
  • Recueillir les réponses à ces DR;
  • Effectuer une évaluation préliminaire afin d’obtenir une liste d’éditeurs de PGI;
  • Valider et analyser les réponses aux DR;
  • Créer une liste restreinte en ordre d’importance des éditeurs de PGI.
  • Créer votre DR et votre appel d’offres (AO) pour les PGI.

La base de toute décision d’acquisition de logiciels d’entreprise correspond aux critères utilisés pour définir les besoins d’une compagnie, selon ses caractéristiques propres. L’outil le plus utilisé pour cette tâche est un AO. L’appel d’offres est une façon d’obtenir de l’information sur un éditeur et les produits qu’il offre. Certains éditeurs qui fournissent des services de sélection de logiciels offrent des cahiers des charges plus ou moins détaillés (exemples sur www.guidescomparatifs.com). Ces modèles sont habituellement prédéfinis selon l’industrie et le type de logiciel exigé. Vous pouvez utiliser un de ces modèles comme point de départ puisqu’il réduira le temps nécessaire pour découvrir les fonctions offertes par un type particulier de logiciel. Que vous utilisiez un modèle ou non, il est important de personnaliser et organiser les exigences fonctionnelles de manière à ce que les éditeurs répondent à vos besoins uniques.

Les PME à la recherche d’une solution logicielle peuvent créer leur propre hiérarchie de critères. Cette étape peut être effectuée à l’interne ou avec l’aide des consultants en sélection de logiciels. Selon vos besoins, une AO peut contenir des centaines et parfois des milliers de critères. Vous voulez que votre AO soit exhaustive afin qu’elle couvre tous vos besoins. Vous pouvez toujours classifier certaines fonctions comme « sans importance » plus tard durant le processus.

Commencer par une hiérarchie générale des fonctions qui peut descendre dans le détail au besoin est probablement la meilleure option pour une petite entreprise. Une liste des activités principales et des flux de travaux (comme décrit plus haut) est la structure sur laquelle vous pouvez bâtir votre propre hiérarchie de critères fonctionnels de PGI.

N’allez pas plus en détail que nécessaire, surtout si vous êtes une petite entreprise. Avoir une liste de critères inutile peut être aussi mauvais que de n’avoir aucune liste, puisque les éditeurs feront une soumission pour votre projet en tenant compte d’éléments que vous ne voulez pas à un prix plus élevé. Et n’oubliez pas de hiérarchiser vos critères (les exigences essentielles par rapport aux exigences importantes, etc.).

La plupart des éditeurs de PGI offrent les mêmes fonctions principales, et quelques fois, la différence entre les produits n’est pas évidente. Il n’existe aucune règle générale pour trouver ces différences, mais elles dépendent généralement de l’industrie ou des caractéristiques propres à votre entreprise. De plus, un très bon produit pourrait ne pas posséder certaines des fonctions essentielles à vos besoins. Assurez-vous d’évaluer soigneusement les réponses des éditeurs à vos DR.

Utiliser les systèmes informatisés d’aide à la décision :

Un système informatisé d’aide à la décision (SIAD) est un programme informatique qui aide les utilisateurs à modéliser leurs exigences, évaluer leurs options et prendre des décisions. C’est une chose de comparer des options basées sur dix ou vingt critères, mais lorsque vous évaluez des logiciels complexes comme un PGI, il est possible que vous ayez trop de critères à considérer pour comparer les solutions à l’aide d’une simple feuille de calcul.

Vous pouvez plutôt modéliser votre décision de manière à évaluer et sélectionner la meilleure option à l’aide d’un SIAD. La majorité des SIAD pour la sélection de logiciels utilisent des données recueillies grâce aux DR ou aux AO. L’avantage principal de cet outil est que vous pouvez facilement manipuler des centaines ou des milliers de critères sans pourchasser constamment les éditeurs pour les classements. Les comparaisons entre les différents produits peuvent être effectuées et des outils graphiques permettent aux décideurs de comprendre les différences principales entre plusieurs options.

Les pratiques d’excellence lors de l’utilisation des SIAD :

Afin d’utiliser efficacement un SIAD, il faut considérer certains éléments :

Lorsque vient le temps de comparer des produits, commencez toujours par les fonctions générales et, si nécessaire, allez plus en détail (concentrez-vous sur les fonctions dont votre compagnie a réellement besoin).

Les priorités devraient être définies pour chaque module ou type de fonctions principales. Assurez-vous de bien comprendre la manière avec laquelle les priorités influencent le résultat final de votre comparaison.

S’ils sont disponibles, les scénarios de simulation peuvent être très utiles, puisqu’ils vous illustrent comment les produits que vous comparez répondront à vos besoins futurs (p. ex. : si les ressources humaines ne sont pas très importantes maintenant, mais qu’elles le seront plus tard, le meilleur produit pour vos besoins actuels pourrait ne plus satisfaire les exigences futures).

De plus, un SIAD peut vous aider à prendre en compte des facteurs comme la formation de la part des éditeurs ainsi que les méthodologies de soutien, les structures de prix, les différentes options d’entreposage et d’accès à la base de données, etc.

Tirer avantage des autres ressources :

Des milliers d’articles ainsi que des centaines de livres ont été écrits sur le sujet de l’évaluation des PGI, ce qui rend la recherche de renseignements pertinents pour vos besoins difficile. La majeure partie de l’information disponible est fiable, mais couvre peut-être un seul produit, segment de marché ou type de produits. Les compagnies d’études et d’analyse comme Gartner, Forrester, AMR et TEC publient des rapports précieux décrivant les produits PGI, les tendances du marché, etc.

Le résultat de l’étape d’évaluation devrait être une liste restreinte des éditeurs qui répondent aux besoins de votre compagnie. Afin de garantir une liste pertinente, les DR, AO et SIAD sont les outils les plus importants; les autres ressources mentionnées plus haut ne devraient être utilisées qu’en complément d’information.

Le mot de la fin : éviter la « paralysie de l’analyse » :

Conformément à la théorie de la décision, le paradoxe du choix énonce que plus les choix sont variés, plus vous aurez de risque de prendre une mauvaise décision ou de ne pas prendre de décision. Réunir de l’information et comparer les différents produits est essentiel lors de la sélection d’un logiciel d’affaires, mais assurez-vous que vous ne vous noyez pas dans des données inutiles qui rendront le processus décisionnel plus difficile.

La troisième et dernière partie de cette série décrira l’étape de la sélection. Durant cette étape, vous apprendrez à utiliser votre liste restreinte d’éditeurs de PGI et de produits.

Phase 3 : La sélection

Tout d’abord, vous avez défini les activités principales et les flux de travaux de votre compagnie. Vous avez ensuite dressé la liste des critères détaillée, comparé différents produits et vous avez probablement utilisé un système informatisé d’aide à la décision (SIAD) pour créer une liste restreinte (liste des éditeurs qui correspondent à votre organisation). Même lorsque vous utilisez les SIAD les plus complexes, certains aspects de votre compagnie peuvent tout de même être négligés. Il est donc important de compléter votre comparaison avec démonstrations des produits, des vérifications des références clients et l’évaluation de l’information concernant le produit provenant d’autres sources.

Les étapes principales du processus de sélection de PGI

Vous tirez parti des logiciels d’entreprise uniquement lorsque vous effectuez la bonne sélection. En utilisant des critères pertinents et précis pour les fonctionnalités des PGI, vous êtes mieux informé de vos options. En utilisant un processus d’analyse approprié, votre équipe de sélection peut faire des évaluations précises quant à la capacité des logiciels à répondre à vos besoins, ce qui devrait garantir que vous choisirez le logiciel adéquat.

Les étapes cruciales de la phase de sélection correspondent à des tâches associées à la création de scénario de simulation basés sur vos exigences d’affaires les plus importantes :

  •   Envoyer un appel d’offres (AO) (y compris l’information sur la fixation des prix);
  •   Inviter les éditeurs à visiter l’organisation sur place;
  •   Effectuer des scénarios de simulation et des démonstrations de faisabilité;
  •   Évaluer les stratégies d’implémentation des éditeurs;
  •   Mener une analyse du coût total de possession (CTP);
  •   Déterminer la solution qui répond à vos besoins;
  •   Élaborer un rapport d’audit du processus de sélection;
  •   Obtenir l’approbation des dirigeants;
  •   Avertir l’éditeur gagnant et les éditeurs rejetés;
  •   Vérifier les références;
  •   Négocier le contrat.

1. Démonstration de produits

La chose la plus importante à faire durant la démonstration de produits des éditeurs est de prendre le contrôle du processus. Pour atteindre ce but, vous devez créer un scénario de démonstration qui permet à l’éditeur de vous prouver que son système peut supporter vos exigences principales, étape par étape. Cela vous donnera le contrôle sur la démonstration et l’éditeur devra illustrer comment son produit supporte les fonctions qui sont essentielles à votre compagnie. Selon la complexité de votre entreprise, soyez prêt à passer beaucoup de temps sur les démonstrations.

Bien sûr, les scénarios de simulation devraient couvrir les processus les plus importants. Vous devriez demander plus de détails seulement lorsque la fonction démontrée est essentielle à votre entreprise. La démonstration est également l’occasion d’évaluer chaque produit sur des aspects qualitatifs, tels que sa facilité d’utilisation. De plus, n’oubliez pas de classer les produits, idéalement pour chaque fonction démontrée, afin de les comparer par la suite. Voici ce à quoi pourrait ressembler un scénario de simulation typique pour la saisie des commandes :

Veuillez démontrer les fonctions suivantes :

Critère

Supporté (O/N)

Ventes


1.1 Bons de commande

1.1.1 Créer rapidement un bon de commande à partir de zéro

1.1.2 Créer rapidement un bon de commande à partir d’un devis

1.1.3 Créer rapidement un bon de commande à partir d’un bon de commande existant (copie)

1.2 Expédition

1.2.1 Vérifier la disponibilité à la vente avant l’expédition

1.2.2 Convertir un bon de commande en liste d’expédition

1.2.3 Convertir un bon de commande en facture

1.3 Facturation

1.3.1 Modifier les rabais et les prix sur la facture

1.3.2 Avertir les utilisateurs lorsqu’il y a des problèmes de crédit

1.3.3 Avoir l’option d’imprimer le bordereau d’expédition lorsque la facture est générée

Évaluation qualitative

4.1 Facilité d’utilisation

4.2 Adaptation des processus

4.3 Degré d’amélioration des processus

Une fois la grille remplie, n’oubliez pas qu’une démonstration ne présente que les fonctionnalités. Par conséquent, vous devriez également considérer les critères techniques de la solution, tels que le système d’exploitation, le soutien de la base de données, le modèle de livraison (sur place, sur demande, logiciel-service), l’intégration à d’autres systèmes (p. ex. : la comptabilité, la gestion de la relation client, etc.), la gestion multi sites, la sécurité, la gestion de l’interface et les outils d’application (des programmes qui peuvent être utilisés pour gérer ou développer le logiciel).

2. La liste restreinte

Avant l’évaluation de la démonstration du produit, vous aviez probablement une liste de plusieurs éditeurs qui déclaraient pouvoir effectuer la plupart des tâches nécessaires pour votre compagnie. S’ils ont été bâtis correctement, la démonstration et les critères techniques mentionnés ci-dessus devraient vous permettre de retenir environ deux ou trois éditeurs.

D’autres facteurs vous permettent de rayer des éditeurs de votre liste :

Implémentation : Le produit peut être excellent, mais s’il ne peut être implémenté que dans un an alors que vous en avez besoin dans six mois, l’éditeur sera disqualifié. De plus, si vous n’êtes pas satisfait de la méthodologie d’implémentation de l’éditeur et si les références clients sont négatives, vous voudrez probablement penser à deux fois avant de collaborer avec lui.

La formation et le soutien post-implémentation : Si vous êtes en Amérique du Nord et que votre éditeur est situé en Europe et en Asie, il aura probablement de la difficulté à répondre à vos demandes et ne vous donnera peut-être pas un soutien et une formation de qualité.

Comparaison avec les concurrents : Ce point peut contribuer grandement au choix des éditeurs de votre liste restreinte. La meilleure solution au monde ne sera pas suffisante pour justifier un prix exorbitant. Cependant, vous devriez également être vigilant lorsque le prix qu’offre un éditeur est extrêmement bas. Assurez-vous de savoir le prix que vous paierez après que la période promotionnelle soit terminée.

Services de conseil : La gestion du changement, le développement de processus d’affaires et la vérification post-implémentation peuvent être effectués par l’éditeur ou un fournisseur tiers qui collabore avec l’éditeur. Selon vos besoins, cela peut être un facteur déterminant si plusieurs éditeurs offrent des fonctionnalités similaires.

3. Le gagnant

Après avoir pris en compte les différents types de critères (fonctionnels, techniques, financiers, etc.), vous devriez trouver un éditeur qui pourra non seulement vous offrir le logiciel qui répond à vos besoins, mais aussi l’implémenter selon votre horaire, corrigera les erreurs, répondra à vos questions rapidement et pourra vous aider à redéfinir vos processus d’affaires.

Si à la fin de votre processus vous hésitez encore entre plusieurs éditeurs, vous devriez réviser certaines des étapes plus en détail en évaluant les fonctions qui sont importantes pour vous et qui n’ont pas été présentées en profondeur (p. ex. : vous avez besoin d’importer des données chaque semaine d’un autre système, vous faites des copies de sauvegarde toutes les 12 heures, vos partenaires ont besoin d’accéder à un portail afin d’échanger de l’information avec vous, etc.).

Toutefois, même si vous pensez avoir trouvé la meilleure solution, vous devriez effectuer certaines vérifications :

Installez une version de démonstration du produit pour que les employés puissent l’utiliser avant d’entrer en service, et évitez d’entrer en service avec le nouveau système tout en continuant d’utiliser l’ancien.

Obtenez des commentaires des utilisateurs sur le nouveau logiciel (ce qu’il manque et ce qui pourrait être amélioré) et communiquez-les à l’éditeur.

Faites le suivi des étapes requises durant l’implémentation et corrigez la situation dans le cas où l’éditeur ne respecte pas l’horaire.

Assurez-vous que toutes les données dont vous avez besoin pour fonctionner correctement sont importées avant même de considérer l’entrée en service. Parfois, il est préférable de retarder la date du lancement que de réparer des erreurs plus tard.

Conclusion

Il n’y a pas de bons ou de mauvais PGI, mais seuls certains répondront à vos besoins. Voici pourquoi les trois étapes décrites dans cette série d’articles sont extrêmement importantes.

Souvent, sélectionner un PGI est un compromis, mais vous devez vous assurer que vous ne ferez pas de compromis sur des fonctions ou des caractéristiques qui auront un effet important sur votre compagnie et qui vous feront perdre de l’argent si l’investissement n’apporte pas les résultats espérés.

Finalement, n’oubliez pas que ces trois étapes d’évaluation et de sélection ne fonctionnent que si elles sont combinées. Si vous négligez l’une d’entre elles, vous bousculerez le processus en entier et le résultat final ne sera peut-être pas ce que vous cherchiez.